ベンチャーならではのツール活用で仕事のしかたが変わった

投稿日: カテゴリー: info

4ULの伊藤です。この会社に参画して半年が経ちました。先日ふと、仕事でも使っているスマホを見て「ずいぶん登録されたアイコンが変わっちゃったなあ」と思いました。

オフィスだけが働く場所ではない、という環境は変わらないのですが、何よりも一緒に仕事をしている開発チームのアプローチがこれまでの40万人企業と5人企業では圧倒的に違います。いや、人数ではないですね。アプローチそのものが違います。アジャイルといったら本当にアジャイルなのです。現在本格サービスを開発中の「なでしこナースは、アジャイルそのもの。

ビジネス上の要件がニーズや検証によってどんどん軌道修正されていく中、その優先度を日々変更しつつ、技術上の要件に翻訳し、かつ開発方針を全員がリモート環境で仕事をする中で決めて、実行していく。そういった仕事の流れを確実に支えるインフラやツールが整っていて、かつそれをチームメンバー全員が活用している状態でいる、ということがとても大事ではないかと思います。

今、私のスマホはアイコンが2面だけ並んでいるのですが(ずいぶん整理して、あとはフォルダ活用)、一番よく使う下部分の2列はそれこそ毎日何度もアクセスしています。今日はそんなツールをご紹介。

スマホのアイコンー下2列は仕事用
  • Trello
  • Eight
  • Slack
  • Pivotaltracker
  • Google Drive
  • Wantedly Admin
  • Skype
  • MF会計

Trelloはまだ要件として固まる前の要望レベルでのタスク管理に使っています。ラベルが簡単に作れるし、タスクを移動させるときのイメージが楽しいので、「決めること」「相談中」「決めたこと」それぞれにタスクを指で動かすことを楽しみにしています。

Eightはユーザーも多数いらっしゃるであろう名刺管理アプリ。名刺をもらったらできるだけすぐに、遅くてもその日のうちにEightに登録して、必要な連絡はほぼEightを通じて行います。PCでもスマホでも連動して最新データにアクセスできるのは本当に助かります。

Slackは半年前には存在すら知らなかったのに、今やアクセス回数最多となっている、コミュニケーションツールです。開発エンジニア、デザイナー、コンテンツクリエイター、ビジネスチームの全員とのやり取りはこのSlackを介して行っています。チャット形式で1:1でも数人のチームでも、全員ともコメントのやり取りができ、かつ返答をつける形でスレッドにもできます。Google Drive/Box/Dropboxへのファイルアクセスも簡単です。検索機能も充実しているので、「あの件、誰とどんな話になってたかな」というときにもすぐに調べられます。今までチャットツールはいくつか使ってきましたが、これほど使いやすいものは初めてです。メールの流量が劇的に減りました。

PivotalTrackerはビジネスチームと開発チームの双方が使う、プロジェクト管理ツールです。storyという形で要件をビジネス側がアイスボックス(まだ使う前の冷蔵庫)に登録すると、開発側でアサインされたメンバーがそれを取り出して作業量などを見積もり、わからないことがあったら聞きたい相手にツール上で問い合わせして、開発が完了すると受け入れリクエストを出し、ビジネス側が確認して検収を上げる、という流れをこのツールの中で対応することができます。必要に応じてSlackで問い合わせしながらという形で作っていて、きちんとメンバーが自分のタスクをPivotalTrackerで管理していれば、「今どうなってますか?」的な問い合わせはゼロにできます(今はまだそこまでは至っていない)。誰が、どこまでやっているかというメンバー別の活動の状況もわかります。相当助かっています。

Google Driveは存在自体はよく知っていましたが、活用度が飛躍的に上がったのはここ最近のことです。単なるファイル共有サービスとして使っていたのですが、開発チームから「くみさん、ファイルのバージョンが変わったからといって新しいファイルを作ると混乱するので、GoogleDrive上でGoogle SpreadsheetやGoogle Docで更新してください。過去の履歴にはいくらでも戻れますから」とリクエストされ、大した違いはないじゃないか、と思っていたのですがこれがどっこい、大した違いでした。登録されているファイル数が限定されているので探すのが簡単。しかも書かれているのはいつも最新。変更点は履歴ですぐにわかり、かつ元に戻すことも簡単。疑問点はコメントでやりとりができる。と、ファイルを軸にしてコラボレーションするときのメリット満載です。最近やっと使えるようになってきました。

Wantedly Adminは求人サービスであるWantedlyの求人側の管理用サービスです。幸いなことに、いくつか出した求人はかなりのお問い合わせをいただいて、その対応も結構な工数になります。このアプリでお問い合わせくださった方々とタイムリーにやりとりしています(もう少し使いやすいともっと助かりますが・・・)。

Skypeはいわずとしれたオンライン通話サービス。定例会議では遠方メンバーが参加するためにSkypeを起動し、画面を共有して打ち合わせを進めます。ないと困る、インフラとなっています。

MF会計は入出金から決算処理、申告書作成まで対応している会計サービスアプリです。それだけでなく、出退勤管理などもしてくれます。経理の専門家がいない私たちでもなんとか初年度の決算までこぎつけたのは、MF会計をフル活用して会計士さんに専門サービスをお願いできたからだと思います。

 

これらのサービスがすべてクラウドベースであり、無料または比較的低価格でスタートできるのがベンチャー企業にとっては本当に助かります。ここにはアイコンとしては登場していませんが、契約書などの捺印ワークフローを電子化してくれるクラウドサインにもものすごくお世話になっています。郵便で書類が行ったり来たり、が全く不要になりますし、契約書の文言のやりとりもクラウド上でできるので、時間が相当短縮できます。

全くの余談ですが、いくつも経路探索系のアプリが登録されており、それだけでは足らずに「動く」フォルダに17個ものアプリを入れているのは、単にとてつもなく方向音痴だからです。